EasyApple #518 - Imparare a Englare con Federico

Welcome a tutti e questo è l'episode 518 di The Apple, io sono il vostro host Federico

Travaini, solo e soletto mentre il buon Luca si è preso una settimana di ferie ed è volato

in Grecia con la sua ragazza e si sta rilassando, dando a me l'opportunità di registrare una

insolita puntata di The Apple dove tenterò di battere il world record di parole pronunciate

in inglese a sproposito durante un podcast in italiano, sapendo che a Luca questa cosa

piace tantissimo, quindi non c'è nessuno che può mettere grilli, non c'è nessuno che può

mutarmi, non c'è nessuno che può dirmi che così non si dice o che esiste anche quella parola

in italiano, quindi ho assolutamente via libera per raccontarvi di che cosa? Una puntata dedicata

a quali sono gli strumenti software principalmente che utilizzo io nel quotidiano in ambito lavorativo,

voi direte ma parlerai di Windows? No, non necessariamente, parlerò in realtà di software

principalmente, quindi molti saranno strumenti multipiattaforma, alcune saranno integrazioni,

spiegherò il perché di un qualcosa piuttosto che l'altro o di come ho risolto alcune difficoltà

incontrate durante l'ambito lavorativo, io principalmente mi occupo di analisi di processo,

quindi il mio lavoro consiste tanto nell'analisi di dati, nel capire come funzionano alcuni

processi, tutti, principalmente tutti i processi aziendali e fare in modo di snellire le cose

migliorarli, automatizzarli, a volte proprio strutturarli, magari sono processi che inizialmente

erano gestiti in maniera un po' manuale e quindi si crea dietro una struttura informatica

che permetta che questo processo sia bello lineare e definito e seguito da delle procedure

precise e sicuramente l'obiettivo è quello di renderlo più semplice per chi poi lo deve

seguire, però l'azienda in cui lavoro io è un'azienda metalmeccanica, un'azienda

produttiva, penso che tante delle nozioni che io oggi condividerò con voi siano assolutamente

trasferibili a tantissime altre tipologie di attività e quindi per questo mi è venuta

questa idea, ma prima di iniziare ho un compito che è quello di leggere comunque le mail,

rispondere alle vostre domande che questa settimana...

Non ci sono, magicamente Luca va in vacanza e non arrivano delle domande o dei follow up

a cui dover rispondere, c'è solo una mail che fa sempre spiacere dover ricevere che

è una segnalazione di Have I Been Pwned che ci ha segnalato che è stato leakato uno dei

nostri account di un website a cui ci siamo registrati in passato che si chiamava T-Spring,

bene per le nostre t-shirt e le mug, le cup, le tazze eccetera eccetera per il decimo anniversario

di Seapple, ecco quindi cosa è successo?

Have I Been Pwned è un sito a cui noi siamo molto legati e spesso ci capita di segnalarlo,

è un sito che praticamente vi segnala qualora il vostro indirizzo email, ovviamente dopo

averglielo fornito, è presente in un database.

Tra quelli rilasciati da eventuali hacker che hanno rubato dei dati sensibili da un

determinato sito o quindi database, quindi è stato hackerato T-Spring, Have I Been Pwned

cerca se tra le mail e le password che sono state pubblicate c'è anche la vostra e vi

avvisa dicendogli guarda che questa password devi cambiarla perché potenzialmente qualcuno

potrebbe averla, ecco e questo è un sito che ci ha segnalato.

È un sito che trovo utile non solo per voi stessi ma anche per i vostri cari, quindi

non so la sorella, il fratello, la mamma, il papà, lo zio, l'amico che seguite un

po' informaticamente, ecco inserite anche la loro mail in modo che anche loro possano

riceverla, poi direte voi tanto loro la mail la ricevono e sarà la quindicimillesima delle

non lette, non leggeranno mai, potete fare una regola sulla loro email dicendo se arriva

una mail da Have I Been Pwned.

Inoltre al mio account email così io so di poterla aiutare, oppure in alternativa quando

arriva a voi una segnalazione potete provare anche con qualche mail dei vostri amici in

modo da capire se c'è qualcos'altro, qualche altra persona da dover aiutare, dove potenzialmente

è ancora più critico perché magari loro la password l'hanno usata anche su altri siti,

l'hanno usata anche su Facebook, l'hanno usata sul sito della banca, dello speed, questa

era un po' la segnalazione doverosa da fare per quanto è arrivato nella casella postale

della nostra mail che ricordo è info-easyapple.org.

Partiamo un po' con quelli che sono allora gli strumenti che utilizzo a lavoro, premesso

che a lavoro uso principalmente un PC Windows, il setup è sempre quello con il doppio schermo,

tastiera MX Keys e mouse MX Master 2.

Trovo veramente molto molto comodi e in parte mi capita di usare anche l'iPad.

L'iPad partiamo da qua, lo uso principalmente per due cose, uno per quando mi devo muovere

all'interno dell'azienda e non posso portare il mio computer che è fisso, lo uso magari

per consultazioni veloci o magari mi capita di fare qualche foto e segnarmi qualcosa velocemente

con la pencil, anche se avendo a disposizione diversi PC all'interno dell'azienda spesso

mi capita di usare il desktop remoto, quello di Windows, quindi una volta connesso al mio

computer riesco a fare, a operare in maniera più completa, quindi questo è già uno strumento

molto valido, ovviamente l'applicazione desktop remoto è installata anche sull'iPad perché

qualora ce ne sia bisogno posso collegarmi anche in desktop remoto al mio PC.

Affiancato a questo servizio che è quello diciamo già predisposto all'interno di Windows

uso anche due software alternativi che si chiamano il primo TeamViewer e il secondo AnyDesk

sono due software per il controllo remoto di un computer, bisogna installare la parte client

sul PC che si vuole controllare e in entrambi esiste la possibilità di fare un setup tramite

il quale poi potrete riaccedere a quel computer senza che ci sia fisicamente qualcuno a darvi

quella password che si genera quando invece volete dare assistenza a un computer di un'altra persona

è possibile quindi fare questo setup in modo che senza che ci sia nessuno fisicamente avanti

al vostro computer voi potete accedere e poi controllarlo in totale autonomia. Perché

entrambe le applicazioni? Allora perché trovo che alcune abbiano entrambe dei pregi e dei difetti

quindi a volte ne uso un po' una, a volte ne uso un po' l'altra, non ho una preferita, se in questo momento

adesso scegliere una delle due sceglierei TeamViewer, non so dire esattamente perché, forse perché trovo

più semplice la parte di setup tramite account e associazione a un account a diversi computer, ecco questa è la cosa

che trovo un po' più semplice. L'altra funzione che uso parecchio con l'iPad è quella della firma dei documenti

quindi quando mi viene dato un documento da firmare, da restituire, lo faccio sempre tramite iPad.

Come faccio? Faccio che dal computer sposto il documento che mi interessa all'interno di una cartella che chiamo temp

di Google Drive e dall'applicazione Notability dell'iPad vado ad importare il documento dalla cartella

da Google Drive, quindi Google Drive cartella o folder temp, importo il documento, lo compilo, lo firmo

dopodiché ho impostato che Notability fa in automatico il backup dei PDF su Google Drive

quindi una volta che viene modificato una nota dentro Notability in automatico viene fatto

un PDF con quella nota e viene automaticamente caricato su Google Drive. Quindi io poi dal PC apro la cartella

di Notability dentro Google Drive, trovo il PDF bello e compilato e lo rinvio via email a chi diciamo

me l'aveva chiesto, quindi un iPad che tutto sommato non viene assolutamente sfruttato per quello che

uno costa e due magari potrebbe anche fare. Passando invece all'operatività di Notability,

non solo desktop ma in realtà non solo desktop ma tanto anche c'è di mobile perché l'iPhone è sempre in tasca

ed è sempre utile per segnarsi qualcosa quando si sta girando per l'azienda. Io ho una memoria

veramente fallace, l'ho già detto in tutte le puntate di Zee Apple e mi affido tantissimo a degli strumenti

che mi aiutano a ricordare che cosa devo fare. Gli strumenti in particolare sono tre. Il primo è il banalissimo calendario,

il secondo si chiama Todoist e il terzo si chiama Trello. Andando per ordine, ma non come gli addetti

ma di come li uso, il primo in assoluto è Todoist. Todoist è un raccoglitore che io uso per segnare

tutto quello che ho da fare e che riguarda sia la casa, sia le cose personali, sia le cose di lavoro,

sia le cose legate magari a dei progetti particolari. Il bello di Todoist,

è che a mio parere non ha una vera e propria personalità, a differenza di altri task manager.

Todoist si può adattare un po' a tutto quello che voi volete. Io utilizzo la versione premium perché

garantisce di avere delle funzionalità avanzate. Principalmente io trovo utilissime le funzioni legate ai filtri,

quindi la possibilità di creare dei filtri ad hoc. I filtri sono praticamente delle viste di quello

che avete dentro salvato in Todoist che tramite una stringa di codice voi spiegate a Todoist che cosa

volete vedere in quella vista. Potete dirgli che volete vedere soltanto le cose scadute da più di

tre giorni, che non hanno una data di scadenza e che hanno una priorità bassa. E poi volete vedere

tutto ciò che invece è scaduto da meno di tre giorni e che ha una priorità media. E poi

significa che sono diverse sezioni all'interno della stessa vista. È utilissimo perché si può avere

proprio delle viste che danno focus a diversi ambiti. Quindi magari a un certo punto, faccio

un esempio, avete un qualcosa che è talmente tanto scaduto che ormai non lo state neanche

considerando. Quindi potete avere una vista dove lo scaduto lo vedete solo se è scaduto

da tre giorni e quello che sta per arrivare invece di scadenza. Oppure volete mettere in cima al filtro

tutto quello che è nell'inbox, perché l'inbox è la prima che volete processare. Quindi la sezione

dei filtri io la trovo veramente molto valida. E poi uso tutte le altre funzioni Todoist. Uso la

scadenza principalmente per quando voglio fare quella cosa in quel giorno, anche se può essere

usata in maniera diversa. Cioè si può usare per dare a un task una sorta di inizio. Cioè io devo

fare una certa cosa, la voglio però fare da un giorno in poi, mettendo la scadenza con il giorno

diciamo di inizio, da quel giorno in poi io posso far comparire il mio task. Mentre in altri casi

dovrebbe essere una scadenza, vuol dire devo farlo entro quel giorno lì. Ecco, questo si può banalmente

ottenere utilizzando dei filtri e i tag. I tag sono praticamente degli hashtag, dei tag che si

possono agganciare a dei task. Quindi potete creare il tag scadenza e il tag inizio, in modo

che quando mettete una data a un certo task potete dire con il tag se è la data di inizio o la data

di fine. Dopodiché nei filtri utilizzate questa doppia funzione dicendo

se un task ha una data e ha il tag inizio, allora lo fai vedere in queste schermate qua. Se invece

il tag ha una data di scadenza e poi un tag di scadenza, allora lo considero come un qualcosa

che ha una sua scadenza. Uso tanto anche le priorità, le priorità le uso per tenere in alto

diciamo le cose che ho deciso di fare nel breve termine, quindi non vado a mettere una scadenza

che finisce all'interno dello scaduto, ma metto le priorità che uso come sono

uno, due, tre, rosso, arancione, giallo e danno, diciamo così, mi portano in alto in alcune viste

dei task che voglio fare principalmente. Qual è però uno dei vantaggi di Todoist? È quello di

poter inviare tramite email a un indirizzo mail che è legato al vostro account una mail appunto

che genererà poi un task. Questo è utile perché all'interno di Outlook ho creato una scorciatoia

su Outlook si possono creare diciamo delle, non delle regole ma delle funzioni che io richiamo

con CTRL SHIFT 1, CTRL SHIFT 2, CTRL SHIFT 3 e queste funzioni permettono di eseguire un'azione

all'interno di Outlook. Nel mio caso io ho CTRL SHIFT 3 che come azione prende la mail che ho selezionato

e la inoltre in automatico all'indirizzo mail di Todoist. Prima di inviare è possibile però magari

oggetto della mail perché magari sapete già che questa mail non deve finire all'interno della

vostra inbox ma deve andare già in un progetto, deve avere già una certa data di scadenza eccetera

eccetera. Quindi questa è una funzione che trovo comodissima perché ho una mail, cosa faccio? La

lascio lì, non la lascio lì, la invio, non la invio, poi parleremo anche un attimo di come gestisco le mail

però quello che faccio è la prendo là inoltre, dopodiché l'archivio perché so che magari è un

problema, lo faccio principalmente se è qualcosa che mi devo ricordare. Quindi non uso assolutamente

i promemoria o le attività all'interno di Outlook che trovo assolutamente orrende. E questo è uno

dei vantaggi. Un altro vantaggio è quello che integrando il calendario di Todoist all'interno

di iOS per esempio, io l'ho fatto con iOS tramite l'applicazione Fantastical, ho i promemoria che mi

notifica. Quindi non metto un promemoria necessariamente all'interno dell'applicazione

Todoist ma tramite il calendario mi arriva il mio promemoria che mi dice di fare la tale cosa. E lo

trovo comodo. Non fa ovviamente la ripetizione di tutto ciò che è scaduto. Quindi se una cosa scade

oggi, non so, dovete fare una certa cosa scade oggi, lui vi manda il promemoria oggi. Se poi voi non

posponete in Todoist non vi ricorderà tutti i giorni che dovete fare quella roba lì. Quindi non è tipo

l'applicazione Todoist.

L'applicazione promemoria di iOS. Qual è l'altro vantaggio riguardo tutto questo? È che questi

promemoria me li trovo anche all'interno del calendario della Tesla. Quindi la mattina io

quando salgo in macchina, la prima cosa che mostra la Tesla sullo schermo sono gli impegni

odierni presi dal calendario e quindi presi anche da Todoist. Questo è un po' un giro di tutti i

promemoria di ferro, ma quasi. Cioè le cose me le continuo a ricordare, le vedo un po' ovunque.

Oltre a questo, widget di iOS, che trovo fatto abbastanza bene, permette di vedere quali sono i primi task

in ordine, diciamo, dall'alto verso il basso, legati a potenzialmente una particolare vista. Quindi potete

fare anche una vista all'interno di Todoist che poi vorrete vedere all'interno del widget su iOS. Quindi in prima pagina

ogni volta che apro, sblocco il mio iPhone, trovo il widget che mi mostra le cose di Todoist.

E riguardo a questa applicazione ho detto praticamente tutto. Uso anche molto i commenti, i commenti

lo uso anche come se fosse un campo note. Cioè faccio un esempio con una certa ricorrenza

e quando creo un task ricorrente gli aggiungo anche il tag ricorrente, in modo che so che

quella data di scadenza lì ha una sua ricorrenza. Tutti i venerdì magari voglio fare una certa analisi.

Ha una certa analisi magari legata a una determinata query che io lancio magari da un pannello di controllo

o robe simili. Ecco io quella query me la vado a salvare direttamente nel commento di Todoist.

O addirittura se magari quello che dovete fare è andare su un sito internet o aprire un certo file, voi potete

embeddare, questo in termini che Luca mi avrebbe ammazzato, potreste embeddare, quindi creare all'interno del titolo del task in Todoist

un vero e proprio link.

Quindi cliccando su il task di Todoist si apre direttamente il collegamento della pagina web, del file, eccetera, eccetera.

Questo è un po' il giro di Todoist, quindi uso anche il campo dei commenti, questo e quant'altro.

Cosa non faccio con Todoist è usare delle liste o dei task che siano condivisi o shared dati, no shared dati fa schifo,

ma condivisi con altre persone. Perché?

Per questa tipologia di funzione io mi trovo molto meglio con Trello.

Trello è una sorta di task manager che ha però dei funzionamenti leggermente diversi da Todoist.

L'idea di Trello è quella di far vedere tutto con una vista in kanban, quindi una vista in kanban significa delle colonne impilate una di fianco all'altro con i task uno sotto l'altro legati ad ogni singola colonna.

Trello è una sorta di task manager che ha però dei funzionamenti leggermente diversi da Todoist, quindi una vista in kanban significa delle colonne impilate una di fianco all'altro legati ad ogni singola colonna.

Trello è una sorta di task manager che ha però dei funzionamenti leggermente diversi da Todoist, quindi una vista in kanban significa delle colonne implate una di fianco all'altro legati ad ogni singola colonna.